Ruang Lingkup Adm.Perkantoran

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

pixabay.com

Apa itu ruang lingkup perkantoran? Ruang lingkup perkantoran adalah suatu ruang atau tempat dilaksanakannya proses kegiatan pengelolaan administrasi perkantoran. Di dalam ruang lingkupnya ini terdapat fungsi-fungsi administrasi perkantoran.

Fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran

1. Kegiatan Kantor

A. Perencanaan perkantoran (Office Planning)

pixabay.com

Kegiatan pertama yang dilakukan dalam proses mengelola kantor adalah menyusun perencanaan oleh pimpinan perusahaan atau organisasi. Biasanya sebuah perusahaan akan mengadakan rapat kerja untuk menentukan target serta agenda apa saja yang akan dicapai untuk ke depannya.

Dalam rangka mencapai tujuan bersama, perlu ditindak lanjut mengenai pertimbangan resiko yang mungkin akan dihadapi. Perencanaan perkantoran dalam bidang sumber daya administrasi ini penting untuk dirumuskan secara matang, agar menyesuaikan dengan kebutuhan.

Berikut klasifikasi penting mengenai perencanaan kantor yang harus diperhatikan.

1. Perencanaan gedung

Proses perencanaan gedung meliputi anggaran pembangunan, lokasi pembangunan, rangka gedung.

2. Tata ruang kantor

Menata properti kantor dengan senyaman mungkin.

3. Penerangan

Pastikan setiap ruangan memiliki pencahayaan dari lampu dan pencahayaan alami dari sinar matahari.

4. Ventilasi

Sediakan ventilasi dalam setiap ruangan, agar sirkulasi udara lebih efektif.

5. Perlengkapan dan perabotan kantor

Membuat perencanaan pengadaan barang perlengkapan dan peralatan kantor.

6. Standar operasional kantor

Merancang standar operasional prosedur kantor, seperti kebijakan dan ketentuan tertulis maupun tidak tertulis.

7. Rencana anggaran

Membuat rencana anggaran dalam waktu berkala yang ditujukan untuk segala kebutuhan.

8. Standar kualitas kerja

Memberikan ketentuan dalam pelaksanaan kegiatan kerja.

9. Sistem informasi dan telekomunikasi

Membutuhkan sistem dan instalasi perangkat komunikasi.

B. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

deweezz.com

Organisasi tersendiri memiliki arti sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama dan ingin mencapai suatu tujuan yang telah dirumuskan. Dalam fungsi manajemen perkantoran, organisasi merupakan proses pembentukan sekelompok orang, tugas-tugas, peralatan, dan wewenang untuk menciptakan sebuah organisasi yang dilaksanakan dalam rangka menyatukan kekuatan dan mencapai tujuan bersama.

Ada 3 poin yang merupakan fungsi-fungsi organisasi yang harus dilaksanakan, yaitu :

1. Pemeliharaan relasi kerja yang efektif dengan pimpinan maupun bawahan.

2. Pengarahan tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi.

3. Penyediaan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan operasional, agar karyawan lebih mudah dalam menggunakan.

C. Pengarahan Perkantoran  (Office Actuating)

pixabay.com

Pengarahan ini merupakan kegiatan yang dilaksanakan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses kerja secara maksimal, agar hasil sesuai dengan target dan sasaran yang telah dirumuskan.

1. Menggunakan sistem yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

2. Menggunakan sistem yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.

3. Memberikan bantuan atau solusi kepada bawahan yang mengalami kesulitan dalam bekerja.

4. Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.

5. Perancangan sistem komunikasi yang efektif dengan karyawan.

6. Menggunakan pemikiran yang adil dalam memberikan gaji karyawan.

D. Pengawasan Perkantoran

deweezz.com

Pengawasan adalah proses pengamatan terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan organisasi. Kegiatan ini berguna untuk menjamin pekerjaan yang sedang berjalan sesuai dengan rencana yang telah dirumuskan. Objek pengawasan dalam ruang lingkup perkantoran meliputi :

1. Waktu pekerjaan kantor

2. Kualitas pekerjaan kantor

3. Dokumentasi

4. Pelayanan kantor

5. Metode dan standar operasional pekerjaan kantor

6. Biaya perkantoran

7. Peralatan dan perabotan